Chapitre 18. Les Fiches
Voir aussiNote chaîne youtube https://www.youtube.com/@noalyss1591 video:https://www.youtube.com/watch?v=SJnSdwdVquY[]
18.1. Exemple de fiches
Pour vous l’expliquer simplement, imaginons que vous deviez payer un loyer, c’est une dépense, dans ce cas, vous aimeriez les regrouper dans une catégorie qui sera créée sur base d’un modèle et qui ne concerne que les dépenses.
Le loyer, est la fiche, la catégories sera probablement Service et biens Divers et le modèle sera tout simplement : Dépense.
18.2. Des catégories de fiches
Quand vous organisez votre comptabilité, pour avoir plus de clarté, vous pouvez décider de séparer les dépenses faites par exemple pour la voiture des autres. Pour cela, vous créez une autre catégorie de dépense. Vous pouvez permettre que certaines catégories de fiches soient utilisables qu’avec un certain journal.
Par exemple, si vous souhaitez un journal de dépense ne contenant que les taxes et vous souhaitez éviter que ces dépenses soit dans le journal d’achat général… NOALYSS est très souple, l’extension « outils comptables TOOLS»[1] vous permet de déplacer les opérations d’un journal à l’autre, de changer les postes comptables d’opération déjà effectuées…
Vous pouvez appliquer la même logique pour les clients, les fournisseurs, les comptes en banques, les matériels à amortir.
18.3. Des catégories selon des modèles
On propose une dizaine de modèles différents pour créer vos catégories de fiche. Ces catégories peuvent être modifiées et peuvent avoir plus de détails. Les marchandises peuvent avoir en plus un code de stock, les clients un émail, … Les fiches sont complètement flexibles et contiennent tout ce que vous voulez. Si vous ne trouvez pas le modèle qu’il vous faut, créez simple, vous pouvez la créer dans Modèle de fiches AD:CMCARD et ajouter les attributs (nom, prénom, …) nécessaires, s’il n’y a pas les attributs qui vous intéressent vous pouvez aussi les ajouter dans Attributs de fiche AD:C0CARD.
18.4. Créer une catégorie de fiches
Pour créer une catégorie de fiche, cliquez sur Fiche et à droite sur création. Vous devez donner le nom de la catégorie et le modèle de fiche que vous voulez (dépense, amortissement, ...)
18.5. Fiches et postes comptables
La classe de base est le poste comptable de base de vos fiches, ce poste doit exister.
Si vous cochez "création automatique du poste comptable" , à la création de la fiche, si vous ne donnez pas un poste comptable, il sera calculé automatiquement à partir du poste comptable de base. Calculé ou donné, ce poste sera ajouté dans le Plan Comptable si nécessaire.
Vous pouvez avoir des comptes alphanumérique si dans COMPANY vous avez le paramètre « comptabilité alphanumérique » à oui. Dans ce cas-là, le nom sera utilisé pour composer le nouveau poste comptable, pensez à vous assurez que ce numéro de compte n’est pas déjà utilisé. Dans le cas, où vous donnez un poste comptable alors il sera créé s’il n’existait pas déjà.
Si cette option n’est pas cochée, le poste comptable de la fiche est celui de la catégorie.
Vous avez toujours la possibilité de spécifier le poste comptable de la fiche.
Si vous ne souhaitez pas que chaque fiche ait son propre poste comptable, ne cochez pas l’option. Dans ce cas, soit le modèle a un poste comptable de base qui deviendra alors le défaut, soit vous en fournissez un qui deviendra le poste comptable par défaut pour cette catégorie de fiche, soit le modèle n’a pas de poste comptable et dans ce cas, il n’y aura aucun poste comptable. (Exemple : les contacts)
Pour simplifier :
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Vous voulez que chaque fiche ait son propre poste comptable et vous souhaitez que ce poste soit créé automatiquement : cochez la case "création automatique du poste comptable"
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Vous souhaitez qu’il n’y ait pas de poste comptable attaché à chaque fiche : enlever l’attribut « poste comptable » de la catégorie. Exemple : les contacts.
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Vous souhaitez que toutes les fiches aient le même poste comptable, n’utilisez pas la numérotation automatique et le poste comptable utilisé sera celui de la catégorie. Dans ce cas, les balances des comptes et l’historique se fera grâce aux fiches (dans le menu fiche AD:CARD).
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Vous donnez un poste comptable à la fiche alors il sera créé s’il n’existait pas déjà.
Toutes les fiches auront le poste comptable donné dans ’Classe de base’ c’est-à-dire le poste comptable pour cette catégorie de fiche, si cette classe de base est vide, le poste comptable sera celui du modèle de base, si le modèle de base n’en a pas, alors il n’y aura pas de poste comptable de base.
18.6. Menu
Le menu Fiche vous permet d’ajouter et de modifier des fiches mais aussi de leur ajouter des attributs. Un attribut est par exemple une adresse, une partie non déductible… Une fiche peut avoir deux postes comptables, suivant qu’on l’utilise au débit ou au crédit ; par exemple pour des marchandises à vendre. Pour cela, il suffit de mettre dans le poste comptable de la fiche, les deux postes séparés par une virgule. Dans ce cas-là, il n’y aura pas de numérotation automatique. Les fiches peuvent aussi être déplacées d’une catégorie à une autre, dans ce cas-là, attention les attributs n’existant pas dans la catégorie de destination seront ajoutés.
Si vous activez la numérotation automatique et le dossier accepte des comptes alphanumérique (AD=COMPANY), le poste comptable calculé sera le poste de base plus le nom de la fiche.
18.7. Qu’est-ce que le quick code ?
Le quick code a été introduit afin de pouvoir encoder plus rapidement, c’est une suite de lettre identifiant de manière unique une fiche. Par exemple : TEL pour la fiche de téléphone, RESTO pour la fiche restaurant… Le quick code est tout à fait libre.
Il est conseillé d’avoir un quick code court, de moins de 6 caractères, la recherche se fait aussi avec le nom et il est inutile d’avoir des quick-code qui serait le nom, en particulier s’il est long.
Le Quick Code peut aussi être utilisé comme code client.
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les premiers caractères peuvent être le début du poste comptable, exemple 6RESTO pour les frais de restaurants et 4RESTO pour le restaurant. |
18.8. Ajout ou suppression d’attribut
AD : C0CARD
Il est possible d’ajouter des attributs et aussi d’en enlever.
Uniquement les attributs qui ont été ajoutés peuvent être supprimés. Les attributs de base ne peuvent pas être effacés.
Effacer un attribut n’est pas réversible et cela modifiera toutes les fiches existantes de cette catégorie de fiches, les valeurs de ces attributs seront définitivement perdues._
Faites des tests dans la base de données "demo" si vous ne comprenez pas bien.
Vous pouvez ajouter vos propres détails dans ce menu. Vous donnez simplement le nom du détail, le type (numérique, date, zone ou texte), puis vous pouvez dans le menu fiche, en cliquant sur la catégorie, ajoutez ces détails. Automatiquement toutes les fiches de cette catégorie, auront ces détails supplémentaire.
Si vous avez des adhérents, vous pouvez ajouter un détail « cotisation » ou « date de renouvellement ». Dans impression → <catégorie de fiches>→ résumé, vous pouvez tout simplement l’exporter en CSV, récupérer le résultat avec un tableur et gérer la liste de vos adhérents.
18.9. Les types d’attribut
18.9.1. Texte
zone de texte (1 ligne)
18.9.2. Date
une date
18.9.3. Nombre
un nombre, le nombre de décimales à afficher sont indiqués dans "option supplémentaire"
18.9.4. Poste comptable
un poste comptable
18.9.5. Sélection
un choix entre plusieurs valeurs, vous devez entrer ici une commande SQL retournant 2 colonnes, exemple pour avoir un choix entre Monsieur et Madame
select 1, 'Monsieur' union 2,'Madame'
ou plus simplement
VALUES (1,'Monsieur'), (2,'Madame')
Dans la base de données , on sauvera la 1ère valeur (1 ou 2), ce qui affichera le libellé correspondant 'Monsieur' ou 'Madame', cela permet de corriger le libellé, sans modifier ce qui existe.
Beaucoup de fiches ont la valeur Madame, si un jour , vous changez le libellé par Mme. Toutes les fiches, qui avaient le libellé Madame, montreront le libellé Mme, puisque ce qui est enregistré c’est la valeur "2".
La valeur enregistré n’est pas obligatoirement un nombre, cela peut être une chaîne de caractères.
Il est aussi possible de choisir depuis la base de donnée ,
select f_id,vw_name from vw_fiche_attr where fd_id = 4
Permettra de choisir la fiche de catégorie 4, c’est à dire parmi les fournisseurs
dossier25=*# select fd_id,fd_class_base,fd_label,frd_id from fiche_def where fd_id=4;
fd_id | fd_class_base | fd_label | frd_id
-------+---------------+-------------+--------
4 | 440 | Fournisseur | 818.9.6. fiche
un choix de fiche exemple [sql] frd_id =8 vous permettra de
choisir une fiche de type fournisseur.
Sélection d’une fiche dans le modèle de catégorie de fiches 4,8,9 et 14
[sql] fd_id in (select fd_id from fiche_def where frd_id in (4,8,9,14))
dossier25=*# select * From fiche_def_ref where frd_id in (4,8,9,14);
frd_id | frd_text | frd_class_base
--------+-----------------------------+----------------
8 | Fournisseurs | 440
9 | Clients | 400
14 | Administration des Finances |
4 | Trésorerie | 5500
18.9.7. Zone de texte
Permet d’avoir un texte de plusieurs lignes.
18.10. Création d’une catégorie de fiches
Les catégories de fiches sont en fait le rassemblement de fiches ; par exemple, les marchandises, les clients, les fournisseurs…
Les classes sont les postes comptables à partir desquels on calcule le poste comptable suivant, ces postes peuvent être configurés dans la partie « paramètre ».
Achat Marchandises Class base = 603 Achat Service et biens divers Class base = 61 Administration des Finances Autres fiches : fiches que l’on peut totalement paramétrer Banque Class base = 51 Clients Class base = 410 Contact : contact pour un client, une administration ou un fournisseur Dépenses non admises Class base = 674 Escomptes accordées Class base = 66 Fournisseurs Class base = 400 Matériel à amortir, immobilisation corporelle Class base = 21 Prêt < a un an Prêt > a un an Class base = 27 Produits Financiers Class base = 76 Salaire Administrateur Class base = 644 Salaire Employé Class base = 641 Salaire Ouvrier Class base = 641 Vente Service Class base = 706 Compte Administrateur/Employé : fiche utilisée pour les notes de frais
la classe de base "Autre" permet de créer des fiches sur mesure, par exemple : liste des employés, d’adhérents…Bien qu’en fait, les adhérents, les gérants peuvent utiliser des fiches clients ou fournisseurs mais avec un autre poste comptable de base.
18.11. Création d’une fiche
Vous pouvez créer les fiches de 4 manières :
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Directement dans le journal dans lequel vous travaillez,
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Dans le suivi clients, fournisseurs…,
-
Avec l’extension[2] "importation de fiches (IMPCARD)",
-
Dans le menu fiche (AD: CARD),
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Depuis la recherche de fiches (en haut à gauche),
18.12. Le menu fiche
CARD → CARD sur wiki
Dans ce menu, vous pouvez soit avoir l’historique de chaque fiche, soit la balance, soit les opérations lettrées ou non, soit le résumé de la catégories (c’est-à-dire toutes les fiches avec tous leurs attributs) sous forme de tableau.
Avec la sélection liste, il est possible de demander d’effacer des fiches ou de les déplacer dans une autre catégorie.
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M DURANT a une petite association, il n’y a que 20 membres, il peut donc créer une catégorie pour les membres, il va d’abord dans C0CARD pour ajouter les attributs qui lui manquent, il aimerait avoir la date de cotisation, et la date de fin de validité, il ajoute donc ces 2 attributs avec le type DATE.
Il va dans CCARD créé une catégorie basé sur client puis ajouter les attributs qu’il aimerait avoir, dont la date de cotisation, et la date de fin de validité.
Une fois par mois, M. DURAND dans CARD exporte ces fiches (résumé) en format CSV et dans son tableur il peut facilement voir quels sont les adhérents dont la cotisation est arrivée à échéance
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Vous n’êtes pas obligé de créer une fiche pour tout par exemple pour les restaurants, vous pouvez encoder une seule et unique fiche appelée « restaurant » et non pas une fiche pour chaque restaurant. |
18.13. Modification d’une fiche
Pour modifier une fiche, on peut le faire comme pour les créations de fiches, mais aussi depuis le détail d’une opération ou en double cliquant sur le quick-code dans l’un des journaux.
Vous souhaitez encoder une vente, vous retrouvez le client grâce à la recherche de fiche, soit sur base de son nom, quick-code ou son numéro de TVA.
Vous le sélectionnez, le quick-code se met dans la case client, en double cliquant sur cette case apparaît une fenêtre vous permettant de modifier la fiche (la sécurité pourrait vous en empêcher).
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Modifier le nom d’une fiche ne modifiera pas son nom dans le Plan Comptable. |
18.13.1. Attributs des fiches
Attribut de base des fiches, il est possible d’en ajouter avec C0CARD
ID attribut |
Description |
14 |
Adresse |
15 |
code postal |
3 |
Compte bancaire |
52 |
Contrepartie pour dépense à charge du gérant |
53 |
Contrepartie pour dépense fiscal. non déductible. |
51 |
Contrepartie pour TVA non déductible. |
50 |
Contrepartie pour TVA récupérable par impôt |
10 |
Date début |
33 |
Date Fin |
31 |
Dépense charge du gérant (partie privé) |
9 |
Description |
8 |
Durée Amortissement |
18 |
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26 |
Fax |
19 |
Gestion stock |
11 |
Montant initial |
1 |
Nom |
4 |
Nom de la banque |
30 |
Numéro de client |
13 |
numéro de TVA, avec bouton pour vérifier si le numéro de TVA est valide |
20 |
Partie fiscalement non déductible |
16 |
pays |
12 |
Personne de contact |
5 |
Poste Comptable |
32 |
Prénom |
7 |
Prix achat |
6 |
Prix vente |
23 |
Quick Code |
34 |
Site Web |
25 |
Société |
2 |
Taux TVA |
17 |
téléphone |
27 |
Tél. Portable |
21 |
TVA non déductible |
22 |
TVA non déductible récupérable par l’impôt |
24 |
Ville |
18.14. Attribut spéciaux : dépenses non admises, pourcentage professionnel…
Ces attributs sont utilisés quand vous entrez une opération de dépense dans le journal d’achat ( ACH ) Les montants sont calculés automatiquement et l’opération comptable générée utilisera ces postes avec les montants calculés.
18.14.1. Partie fiscalement non déductible
Entre 0 & 100 (exemple 5 pour 5%), il s’agit de ce que vous ne pourrez pas déduire comme charge. En cas d’achat sur cette fiche, le montant HTVA est multiplié par ce que vous avez inscrit ici sera rangé dans les dépenses non admises, le poste comptable est celui qui est indiqué dans C0PST ou celui indiqué comme contrepartie
18.14.2. Contrepartie pour dépense fiscal. non déductible.
Poste comptable pour dépense fiscalement non déductible , ce qui n’est pas du tout déductible exemple :
partie de frais de restaurant
Contrepartie = 67XXXX et le taux est 31% en Belgique (2024)
18.14.3. TVA non déductible
Entre 0 &100, partie de la TVA non déductible
18.14.4. Contrepartie TVA non déductible
Poste comptable qui va recevoir la TVA non déductible
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le montant de la TVA est calculé sur le tout et pas seulement sur la partie professionnel donc si vous utilisez dépense à charge du gérant vous aurez aussi besoin de cet attribut_ |
18.14.5. TVA non déductible récupérable par l’impôt
Entre 0 &100, partie de la TVA non déductible via la déclaration TVA mais déductible fiscalement
18.14.6. Contrepartie pour TVA récupérable par impôt
Poste comptable pour les TVA non déductibles récupérables par l’impôt
18.14.7. Dépense à charge du gérant (partie privée)
pourcentage (entre 0 et 100), qui va ventiler le montant de la fiche entre dépense professionnelle (déductible) et dépense privée.
Si une partie de la dépense est à charge du gérant, cela n’affecte pas la TVA qui reste calculée sur la totalité du montant HTVA. Si une partie de la TVA doit aussi être à la charge du gérant, il faut ajouter les attributs TVA Non Déductible avec le même taux et le compte du gérant dans la contrepartie pour TVA non déductible.
18.14.8. Contrepartie pour dépense à charge du gérant
Poste comptable pour les dépenses à charge du gérant (partie privée)
18.14.9. Prix de vente
le prix qui sera utilisé pour compléter une opération dans un journal de recette (vente)
18.14.10. Prix d’achat
le prix qui sera utilisé pour compléter une opération dans un journal de dépense (achat)
18.14.11. Poste comptable
Les fiches ont en général un poste comptable comme attribut, cela leur permet d’être utilisées dans la comptabilité. (Voir Les fiches ad:CARD)
Si vous avez activé l’option création automatique du poste comptable de la catégorie, soit la fiche a un poste comptable calculé en numérique soit en alphanumérique suivant que vous ayez ou nom activé l’option « Poste comptable alphanumérique ».
Il est conseillé que chaque fiche ait son propre poste comptable, donc dans la catégorie cochez la case « Chaque fiche aura automatiquement son propre poste comptable : », cela facilite la gestion , cependant si vous avez beaucoup de fiches clients par exemple, vous pourriez avoir pour les petits clients un seul poste et seulement pour les clients plus importants un poste différent.
Les postes comptables pourraient ne pas être directement utilisables dans la comptabilité et dans les fiches. Ce sont les postes qui ne sont pas « directement utilisables » Ce paramètre se configure dans [C0PCMN].
Dans le cas où vous changez le poste comptable d’une fiche, il n’y a pas d’adaptation des journaux. Cette adaptation aurait pu entraîner des conséquences graves comme par exemple dans le cas où vous avez plusieurs exercices dans un même dossier, et que des déclarations ont déjà été faites. Il vaut mieux utiliser le plugin « outil comptable » après avoir changé le poste comptable d’une fiche afin d’harmoniser votre comptabilité.
18.15. Plusieurs postes comptables
Il est possible qu’une même fiche ait deux postes comptables, par exemple, une fiche pour un client ET un fournisseur ou des marchandises qu’on vend et achète ; dans ce cas-là, il est nécessaire d’avoir deux postes comptables. Dans les propriétés de la fiche, dans poste comptable, vous mettez alors deux postes séparés par une virgule, ces deux postes doivent exister dans le plan comptable, le premier est toujours le débit et le second est toujours le crédit. Dans ce cas-là, le fait que vous ayez déclaré la fiche de type client ou fournisseur n’interviendra pas, isolez cette sorte de fiche dans une catégorie séparée.
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utiliser deux postes comptables pour une fiches est une possibilité qui doit être utilisée avec prudence. |
Lors de l’utilisation de cette fiche , dans les opérations diverses, la partie avant la virgule sera le poste comptable utilisé au débit et la seconde sera le poste comptable utilisé au crédit, cela amène l’impossibilité d’utiliser ces postes comptables autrement avec cette fiche. Par exemple, pour les clients et les fournisseurs dans le cas de note de crédit ou de reprise de marchandises. Dans le cas d’un paiement bancaire, on utilisera le poste comptable fournisseur si le montant est négatif sinon le poste comptable client.
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Le lettrage par quick code pourra faire correspondre des postes comptables différentes
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L’ extension TVA ne tient compte que des journaux achats et ventes
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Lors du remboursement de la note de crédit, ce sera le poste comptable client qui sera utilisé : on suppose que si on reçoit un paiement c’est le client qui paie, et que si on en fait un, c’est un fournisseur que l’on paie
Dans le cas, où l’on créé une catégorie de fiche avec un double poste comptable, toutes fiches de cette catégorie aura ce double poste comptable par défaut, et le calcul automatique d’un nouveau poste comptable ne se fera pas.
18.16. Exemple de configuration de fiche
Monsieur DURAND décide d’utiliser NOALYSS,
pour les dépenses, il a :
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Électricité
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Loyer
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Bics,
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papier,
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crayon
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Ordinateur
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Imprimante
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Essence
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voiture
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Assurance voiture
Il décide de séparer les frais de voiture, des autres. Donc il créé 3 catégories de dépenses basées sur le modèle de dépense.
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La première catégorie est Services et Biens Divers,
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la seconde est Frais de voiture,
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et la troisième est Bien à Amortir.
Il va dans Catégorie de fiches CCARD, crée la première la première catégorie Service et Bien divers en se basant sur Achat Services et Bien Divers, il donne comme compte centralisateur (ou compte de base) le compte 611, il active la création automatique du poste comptable.
Après validation, le poste centralisateur a été créé, il doit maintenant ajouter les attributs, il ajoute donc
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Description Afin d’ajouter une description à ses fiches
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Contrepartie pour dépense à charge du gérant, qui sera le poste comptable où sera imputé les dépenses privées
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Dépense à charge du gérant
Ensuite, il veut avoir les attributs dans un certain ordre. Toujours dans Catégorie de fiches ad:CCARD, il prend à la souris (Drag’n Drop) les éléments pour les déplacer puis clique sur sauver pour garder cet ordre.
Pour seconde catégorie Frais de voiture, de la même façon avec comme compte centralisateur (compte de base) 6130 et active la création automatique du poste comptable. Il ajoute les attributs « Description, TVA Non déductible, Contrepartie pour la TVA non déductible »,
Finalement, il crée la troisième catégorie Bien à Amortir, en se basant sur le modèle Matériel à amortir, cette fois-ci il ne créera pas de poste par bien donc il n’active pas l’option « création automatique du poste comptable » , il compte utiliser le plugin pour l’amortissement pour le suivi. De toute façon, il peut avoir le détail de ce compte centralisateur en faisant une balance par Fiche.
Afin que ces catégories soient accessibles dans le journal Achat , il configure dans configuration des journaux ad:C0JRN le journal d’achat en mettant ces catégories de fiches au débit
Pour finir , soit il ira dans le menu fiche ad:CARD, et ajoutera les fiches, soit il les créera dans un tableur et utilisera l’extension importation de fiches IMPCARD[3] pour les importer soit il les créera au fur et à mesure de leur utilisation.