Manuel de NOALYSS

Dans chaque dossier, vous devez donner des droits aux utilisateurs.

Les journaux sont ceux auxquels vous avez ou non accès. Avoir accès en ajout à un journal de vente permet automatiquement de générer des factures et de les imprimer. Lors de la création d’un utilisateur de type normal, cet utilisateur n’a aucun droit sur le dossier, s’il est de type administrateur de ce dossier, il aura tous les droits. En revanche, si l’utilisateur est un utilisateur normal, il faudra explicitement lui donner les droits.

Ce menu permet de configurer les menus appelables depuis d’autres endroits, exemple : dans actions-suivi, le menu appelé quand on transforme en facture

Les extensions alias les plugins permettent d’étendre les possibilités de NOALYSS. 1. La première étape est d’extraire le fichier plugins dans : noalyss/include/ext, 2. La seconde étape est de l’activer ,

il existe deux façons d’y arriver

C’est l’endroit où les périodes sont créées, ou fermées. Il faut toujours fermer les périodes en particulier après les déclarations TVA, afin d’éviter que les montants déjà déclarés ne correspondent plus, plus personne ne doit pouvoir encoder dans ces périodes-là.

Les périodes peuvent être soit fermées par journal soit pour tous les journaux (= mode global). Les périodes peuvent être ré-ouvertes soit par journal soit de manière globale.

Vous pouvez choisir entre 12 et 14 périodes (13 et 14e période : période de 1 jour , c’est soit le dernier jour de l’exercice qui est utilisé pour toutes les écritures de clôture soit la première période est le premier jour pour les remises à niveau des postes à transférer)

Vous pouvez ici changer les dates de début et de fin de chaque période, par exemple si l’exercice ne commence pas un 1 janvier ou ne termine pas le 31 décembre.

Vous avez la liberté de modifier certains aspects de l’apparence dans NOALYSS

Vous avez la possibilité d’ajouter les devises avec lesquelles vous travaillez (USD,JPY,XCFA, …). L’euro étant la devise par défaut sur NOALYSS, celle-ci est automatiquement configurée.

Vous pouvez aussi mettre à jour la valeur de la devise utilisée. Vous aurez un historique qui se créera au fur et à mesure des différents changements de valeur.

Il est possible d’ajouter des taxes supplémentaires dans les opérations de vente et d’achat.

La première chose à faire quand on crée un journal est de le paramétrer correctement.

L’écran est divisé en deux parties:

celle du dessus est surtout utilisée par les journaux "Opérations Diverses"

Si vous créez un nouveau journal, pensez à donner des droits d’accès aux utilisateurs voir C0SEC Sécurité.

Un journal peut être « désactivé » dans le cas où vous ne l’employez plus. Il n’est pas possible d’effacer un journal qui a été utilisé mais vous pouvez le désactiver.

Les options :

Avant de pouvoir utiliser l’option « Payé par » dans les journaux d’achat et de vente, vous devez paramétrer dans quel journal le paiement sera enregistré et surtout avec quelles fiches, pour indiquer une fiche, vous devez entrer son quickcode ; si vous n’indiquez aucune fiche, vous devez donner une catégorie de fiches; dans ce cas, la fiche à utiliser sera donné au moment de la saisie.

Pour les notes de frais, vous pouvez soit mettre un compte administrateur si vous êtes seul, soit mettre la catégories « Compte Administrateur/Employé ». En donnant uniquement la catégorie, lors de l’achat vous aurez la possibilité de choisir la fiche du bénéficiaire.

Il est possible d’ajouter et d’effacer des moyens de paiement, les journaux où les paiements sont enregistrements sont de type financier ou opérations diverses, les journaux pour lesquels on a le champs « paiement » sont des journaux d’achat ou de vente.

Pour les paiement par caisse, vous donnez simplement la fiche de la caisse. Cette fiche aura été créée idéalement dans la catégorie de fiches « banque ».

Si vous utilisez les modes de paiement, vous devrez aussi utiliser les rapprochements bancaires. De plus, si un mode de paiement est proposé lors d’une vente ou d’un achat, vous pourrez indiquer l’acompte déjà payé, l’opération financière générée sera alors le total de l’opération moins l’acompte.

Vous pouvez paramétrer correctement votre TVA, vous pouvez ajouter ici des taux de TVA, compléter la description et surtout paramétrer les postes comptables pour la TVA. Ces postes sont séparés par des virgules, le premier est la TVA sur les achats qui doit être récupérée (débit) et le second est la TVA sur les ventes qui doit être payée (crédit).

Ces postes seront utilisés automatiquement avec les opérations de vente et d’achat.

Quand l’option "autoliquidation" est cochée, lors de la génération d’écriture vente ou achat, le même montant est ajouté au débit et au crédit, ce qui annule la TVA, dans le cas de l’autoliquidation, il vaut mieux avoir un taux supérieur à 0%.

Cela permet d’utiliser les TVA non payées mais récupérables, ou la TVA sur les intracomm ou encore les « Article 44 » de la TVA Belge. Dans ce cas, la TVA sera automatiquement calculée mais ne sera pas incluse dans le montant TVAC, ceci afin que ce montant TVAC soit correct et qu’il soit possible de retrouver facilement les montants de TVA non payés.

Ils sont cependant visibles à différents endroits tel que les impressions par journaux achat ou vente, en mode détail ou simple, ainsi que dans les détails des opérations ou les écritures comptables.

Vous pouvez aussi avoir des TVA utilisables uniquement à l’achat ou à la vente et pas forcément pour les deux.

Les TVA qui s’annulent (en auto-liquidation) ne sont pas comprises dans la balise TVAC lors de la génération d’un document.

Les taux donnés peuvent être utilisés dans les rapports avancés ou le module TVA Belgique. Suivant le poste comptable de la chose avec laquelle il est utilisé permet de savoir dans quelle grille les montants doivent être.

Code TVA21% pour la Belgique

Ce même code suivant sur quoi il est calculé sera mis dans la bonne grille

Paramétrage de certains postes comptables qui sont utilisés à d’autres endroits du programme, vous pouvez les modifier mais assurez-vous qu’ils existent déjà dans votre Plan Comptable. Ils seront utilisés par exemple pour calculer une partie non déductible, ou retrouver les comptes en banque. Ils peuvent être vu comme des comptes centralisateurs.

Quand vous créez une nouvelle catégorie de fiches , il vous est demandé le modèle sur lequel vous voulez vous baser.

Ce sont ces modèles qui peuvent être modifiés ici. Les classes de bases sont définies ici (voir le chapitre [Fiche]).

C’est un paramétrage assez délicat, il faut mieux ne pas le modifier si vous n’êtes pas sûr de ce que vous faites.

Vous pouvez ajouter des modèles de fiches.

La fiche appartient à une catégorie de fiches, une catégorie de fiches appartient à un modèle de fiches.

Les catégories d’actions ne sont utilisés que dans le suivi (ou certaines extensions) , ce sont les différents types de suivi. Les fichiers que l’on peut générer sont dans Configuration des documents

Ce menu vous permet de gérer vos postes comptables, vous pouvez en ajouter , en modifier et supprimer (si vraiment nécessaire).

Quand on prend le détail d’un poste pour le modifier , on peut aussi voir les fiches qui l’utilisent

Pour charger plus vite votre plan comptable , vous pouvez utiliser l’extension toolpcmn se trouvant sur le wiki : https://wiki.noalyss.eu/doku.php?id=importation_de_plan_comptable