Commande client

Scénario : Un client rentre dans votre magasin pour acheter une marchandise, mais cette marchandise n'est pas en stock. Il faut donc la commander chez votre fournisseur, faire un bon de commande et demander un acompte à votre client.

1. Créez une fiche client, dans le cas où il n'en a pas dans Comptabilité → Fiche COMPTA/CARD.
2. Allez dans Gestion → Liste Suivi GESTION/FOLLOW,
3. Choisissez Ajout Action.
4. Choisissez Bons de commande client, comme type d'action
5. Indiquez un Titre et un Commentaire.
6. Sélectionnez le Destinataire en cliquant sur la loupe ou en commençant à remplir le champs. Le choix des clients qui correspondent à ce que vous tapez s'ajuste en temps réel.

Ensuite vous cliquez sur montrer les détails,

1. Remplissez une ligne par marchandise ou service commandé,
2. Sur une autre ligne, ajoutez la fiche ACOMPTE mais avec un montant négatif, ce sera l'acompte que votre client va vous payer.
3. Générer le bon de commande que vous imprimez en double, un pour vous et pour votre client.

Le bon de commande se retrouve maintenant dans la liste des suivis, du contact. Pour construire un modèle de document-type, voir dans le manuel “Document - Génération de document” (pour trouver des modèles de documents).

Si la fiche ACOMPTE n'existe pas, vous devez la créer dans la catégorie vente. En comptabilité Belge, c'est le compte 46 “Acomptes reçus sur commande” , il est préférable de créer un sous-poste 46000 : si plus tard on décide d'avoir un acompte différent pour une catégorie de commande (commande service, de biens,…). En régle général, il faut éviter d'utiliser des postes comptables trop généraux et en 2 chiffres.

Il faut maintenant comptabiliser le paiement de l'acompte dans votre comptabilité. Vous devez le faire dans la journée, dans la trésorerie, FIN vous encodez le paiement reçu, il faut choisir le bon journal de trésorerie suivant que le paiement soit par chèque ou en liquide. Il est préférable de modifier la fiche “bon client” et de rajouter ce paiement comme événement comptable concerné.

Pour rappel, vous pouvez ouvrir plusieurs onglets pour aller plus vite, chaque onglet porte comme nom le code d'accès (AC) et peut pointer vers un menu différent.

Il suffit d'ajouter dans le journal

Si vous n'indiquez pas de numéro d'extrait, vous devrez, lors de la réception de vos extraits utiliser le rapprochement bancaire.

En fin de semaine, vous envoyez aux fournisseurs l'ensemble des commandes, soit vous faites un bon de commande fournisseurs pour chaque fournisseur en regroupant les bons de commandes client soit vous faites un bon de commande fournisseur pour chaque bon de commande client.

Dans Noalyss / PhpCompta, vous allez dans FOLLOW, vous créez votre bon fournisseur, dans afficher détail vous complétez les marchandises voulues, n'oubliez d'ajouter dans “lien vers les actions“ les bons de commande de client, le numéro de référence du bon de commande fournisseur.

Le fournisseur vous envoie la marchandise avec sa facture, tout d'abord, Dans la comptabilité, encodez la facture du fournisseur, dans ACH. Puis vous allez dans FOLLOW et retrouvez ce bon, vous ajoutez une action “réception“ indiquez éventuellement si la marchandise est complète. =

Ensuite, pour ce bon fournisseur, vous avez en bas la liste des bons de commandes client, vous contactez vos clients, pour les prévenir que leur marchandises est arrivée.

Si vous souhaitez conserver séparément ces marchandises vous pouvez utiliser utiliser un dépôt “Marchandise commandée“, lors de la vente c'est dans ce dépôt-là que vous prélèverez les marchandises.

Le client vient au magasin prendre sa marchandise, vous encodez une vente VEN et dans les modes de paiement, vous indiquez le montant de l'acompte. Lors de la génération 'écriture, le montant de l'opération de paiement sera le montant de la facture moins l'acompte.