Créer un dossier de copropriété accessible aux copropriétaires

Objectif

Le but de la procédure est de créer un dossier permettant de sauvegarder et rendre consultable en ligne, les documents importants pour la continuité de la gestion

  • Règlement de copropriété,
  • Composition des lots et des parties communes,
  • Tableau des copropriétaires et leur coordonnées postales, téléphoniques et courriel à mettre à jour constamment (en cas notamment de convocation par le président d'une AG),
  • PV d'AG et du CS,
  • Carnet d'entretien, donc fournisseurs et historique des travaux, etc.

Procédure

Il faudra intervenir à 3 niveaux dans l'interface de Noalyss :

  1. Création d'un profil utilisateur spécifique, dans le dossier concerné : [ PARAM/MOD/CFGPRO ]. Voir Création du profil
  2. Création d'un utilisateur associé au profil : Administration⇒Utilisateurs⇒Ajout Utilisateur. Voir Administration de l'utilisateur
  3. Paramétrer la sécurité de l'utilisateur : [ PARAM/CFGSEC ] voir Réglages de sécurité de l'utilisateur

Créer un dossier

Création du profil "copropriétaire"

Noalyss permet de créer des profils d'utilisateurs très différents.

  • L'administrateur a tous les privilèges et a un accès à tous les dossiers du serveur (configuration, création des modèles, backup et mises à jour, etc)
  • Un utilisateur peut n'avoir accès qu'à un ou plusieurs dossiers en lecture et en écriture.
  • ou même n'être autorisé qu'à consulter certaines informations dans un dossier donné.

Pour créer le profil de propriétaire consultant, interne au dossier :

  1. En tant qu'administrateur, se connecter au dossier de copropriété
  2. aller dans →Paramètres→Menu et Profil→Profil [ PARAM/MOD/CFGPRO ]1)
  3. Deux profils existent par défaut: Administrateur et utilisateur. Pour ne pas avoir à configurer à partir de rien, il est préférable de copier le profil “utilisateur” et de le modifier par la suite.
  4. Cliquer sur Utilisateur
  5. Changer le nom de profil Utilisateur en “copro_prf”, par exemple ou “Copropriétaire”
  6. modifier la description
  7. Cliquer sur modifier
  8. Confirmer

Le profil est maintenant créé. Vous aller pouvoir ajuster sa configuration.

Ajustement des privilèges du profil

  1. Cliquer de nouveau sur →Profil
  2. À chacun des 5 onglets correspond une liste d'option à cocher ou décocher pour ajouter ou limiter des privilèges. Si vous êtes parti d'un profil “neuf”. Il n'y a aucune option. Vous aller devoir les ajouter en cliquant sur le bouton [+]. Pour retirer des privilèges, il suffit de cliquer sur les [x]
    1. Nom :
    2. Détails Menus :
      • Choisir au minimum Liste Suivi [ FOLLOW ]. Les copropriétaires qui n'ont que le privilège de lecture sur le dossier, pourront consulter le bilan que vous aurez préalablement préparé et placé dans les événements, mais pas dans impression.
      • Sélectionner le bouton de Sortie [ LOGOUT ], pour que la personne puisse se déconnecter “proprement” de son dossier
      • Garder Tableau de bord [ DASHBOARD ] pratique pour avoir un coup d’œil général.
      • Client [ CUST ] devrait permettre de connaître l'état du compte du copropriétaire Pour le moment, tous les “clients” sont accessibles
      • Impression du Bilan [ PRINTBILAN ] permet de savoir où en est le bilan
      • Suivi [ FOLLOW ] premet de créer ou de consulter des communications, des rapports, etc
      • Impression de la Balance [ PRINTBAL ]
      • , Bilan Interne?? FIXME
      • Les boutons sélectionnés seront placés les uns à la suite des autre en fonction de leur numéro d'ordre.
        Il est possible de les mettre sur deux lignes en intercalant un passage à la ligne [ new_line saut de ligne Saut de ligne(special) ]
  1. Impressions : Quelle configuration? FIXME
  1. Action Gestion : C'est ici que l'on donne l'accès en lecture ou en écriture aux actions
    • Administrateur : Aucun accès. L'utilisateur copropriétaire n'est pas censé accéder, ni en lecture, ni en écriture. Don
    • Copro-prf : Écriture. L'utilisateur copropriétaire peut créer et modifier des actions qui concernent son profil.
    • Public : Lecture. L'utilisateur-copropriétaire, doit pouvoir prendre connaissance des actions destinées au Public, sans pouvoir les modifier.
ProfilAccès
AdministrateurAucun accès
Copro-Consultant Écriture
PublicLecture
  1. Dépôts : Aucun accès

Activation du suivi

Dans l'onglet des menus sélectionnés,

Un fois le profil adapté, il faudra créer les utilisateurs correspondant à ce profil, à raison d'un utilisateur par copropriétaire.

Administration des utilisateurs-copropriétaires

  1. D'abord, dans le menu Administration, Créer un “Utilisateur normal”
  2. Cliquer sur Ajout pour ajouter les dossiers qui lui sont accessibles (Ici, il n'y aura en principe que le dossier de copropriété)
  3. Sauver les changements.

L'utilisateur est créé.

Il va falloir maintenant lui appliquer le profil de copropriétaire précédemment configuré, pour un dossier donné.2)

  1. Se connecter au dossier de copropriété (→Accueil→NomDuDossier)
  2. Aller au menu →Paramètre→Sécurité [ PARAM/CFGSEC ]. Si l'utilisateur a accès au dossier, il apparaît dans la liste.
  3. Cliquer sur son nom. La fiche de ses privilèges apparaît.
  4. Dans le menu déroulant de Profil, choisissez le nom du profil de copropriétaire précédemment créé (“copro_prf”).
  5. Donnez-lui accès aux documents du suivi, qu'il aura fallu créer par ailleurs.

Réglages de sécurité de l'utilisateur

  • Aller dans Paramètres⇒Sécurité [ PARAM/CFGSEC ]
  • Sélectionner l'utilisateur
  1. Sélectionner le profil adéquat (“copro-prf” en l’occurrence)
  2. Faire le choix d'accès selon le type de documents :
  • pour les Journaux - un copropriétaire-consultant doit-il avoir accès aux journaux ?
  • pour les Actions
    • Fiche - Je ne pense pas qu'un corpopriétaire-consultant doive pouvoir créer ou modifier une fiche
    • Suivi - Un copropriétaire-consultant doit pouvoir consulter un document de suivi, mais ni l'effacer, ni en changer le type
    • Comptabilité - Il n'y a pas de raison pour pour qu'un simple consultant puisse intervenir sur les pièces de comptabilité
    • Notes - On peut penser qu'il puisse créer une note publique. Il ne doit pas pouvoir effacer une note publique dont il n'est pas l'auteur. Il ne doit pas pouvoir partager une note qui n'est pas publique.

Création des documents-types

  1. Aller dans Paramètre⇒Catégories de documents [ PARAM/DIVPARM/CFGCATDO ]
  2. Donner un nom et une description à votre document dans les chams vides en bas de la liste
  3. Sauver
  4. créer les différents type de documents : carnet d'entretien, Bilan de l'exercice courant, etc.

En cliquant sur “Modifier” au droit de chaque type de document, vous pouvez changer le préfixe et le numéro de départ de vos documents.

Voir aussi : CFGCATDOC

Pour créer l'action liée au type de documents nouvellement créé, il faut :

  1. Aller dans Gestion⇒Liste Suivis [ GESTION/FOLLOW ]
  2. Créer une action,
  3. Fixer la date de l'action
  4. La date limite permettra de programmer un rappel
  5. Choisir le Type de document dans la liste déroulante,

Le type de documents que vous avez créé doit s'y retrouver.

  1. Choisissez un destinataire
  2. Choisissez le groupe gestion (ici, le profil_grp que vous avez créé)
  3. Une description
  4. Charger le fichier à attacher à l'action (par exemple, le bilan de l'exercice courant que vous aurez créé et sauvé en local).

Les copropriétaires en se connectant verront la liste des suivis, à condition que les membres de la catégorie aient accès en lecture aux Actions de Gestion.

  1. Aller dans [ PARAM/MOD/CFGPRO ]
  2. Sélectionner le profil
  3. Aller dans l'onglet “Actions Gestion
  4. Au droit du type de profil, choisissez “Lecture” à la place de “Aucun accès”.

À noter :Il faut prévoir de vérifier que l'Administrateur a bien accès en écriture aux actions des membres du Profil, car le choix par défaut est “Aucun Accès” pour lui aussi, dans le cas d'un nouveau profil.

1) Voir aussi la documentation de la commande CFGPRO
2) Voir la documentation CFGSEC
creer_un_dossier_de_copropriete_accessible_aux_coproprietaires.txt · Dernière modification: 2017/07/12 11:31 par melopie
 
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