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Voici une explication un peu imagée :“Imaginons un commerçant qui tient sa comptabilité lui-même, pour chaque fournisseur, il utilise un petit carton sur lequel, il introduit les informations: nom, prénom, adresse, n° tva et un code fournisseur.”

Ainsi s'il veut écrire à ses clients ou établir une facture, il reprend ce petit carton qui ressemble à une fiche de papier de 10cm sur 5cm et retrouve tout ce dont il a besoin.

Quand il fait sa comptabilité, il voudrait utiliser un poste comptable pour chaque fournisseur et donc sur chaque fiche, il ajoute le poste comptable qu'il aimerait utiliser. Ainsi il imputera correctement pour chacun. Comme c'est plutôt simple, il décide de faire pareil avec les clients, en se basant sur le modèle des fournisseurs, c'est-à-dire avec un nom, prénom, adresse, n° TVA, un code client et un poste comptable.

La fiche contient toute l'information pour un fournisseur, un client, une marchandise, un prospect, etc, il peut ajouter des détails supplémentaires, comme une date de dernière visite, une adresse e-mail…. Il s'en sert pour tenir sa comptabilité ou leur écrire.

Il se dit, puisque cela fonctionne avec les fournisseurs et les clients, ne pourrai-je pas égalemment utiliser ce mécanisme pour les services et marchandises que je vends et que j'achète ?

Il a déjà 2 catégories de fiches : les fournisseurs et les clients. Il en créé donc 2 de plus pour ce qu'il achète et ce qu'il vend. Mais il ne peut pas se baser sur le modèle de fiche client ou de fournisseur : ce qu'il achète n'a ni numéro TVA ni gsm, mais pourrait avoir un code de stock, un taux TVA, un prix d'achat et de vente.

Dans ce qu'il achète il aimerait séparer certaines charges : ce qu'il revend et ce qu'il ne revend pas comme son loyer, son électricité, ses frais de gsm,…

Pour ce qu'il achète, il créé donc 3 nouvelles catégories de fiches: ce qu'il vend, ce qu'il ne vend pas et ce qu'il achète. Afin de ne pas se tromper, il décide de faire un modèle. Chaque fois, qu'il ajoutera une catégorie de fiche, il regardera ce modèle.“

Les fiches, en fait, peuvent représenter n'importe quoi: un fournisseur, un client, une marchandise, un contact, un prêt,… Les fiches sont partagées en catégories : fournisseur, client, banque, contact, etc.
Ces catégories ne sont pas limitées mais il n'y a aucune interface prévue pour en ajouter.

Les fiches ont aussi des attributs comme les noms, le code stock, le quick code, le prix, le taux de tva,… Pour chaque catégorie de fiche, non seulement on peut décider quels sont les attributs utilisables mais en plus on les mettre dans l'ordre qu'on veut. Le nombre d'attributs est lui aussi illimité, pour en ajouter ou en enlever il faut aller dans CFGATCARD (version 6.0 min)

Les fiches ayant un poste comptable permettent d'encoder et de générer des opérations comptables sans devoir encoder manuellement ces postes. Ce qui a permis de simplifier son utilisation, la seule chose à laquelle il faut accorder de l'attention est de bien paramétrer les journaux et les fiches.

• Une fiche est entre autre un moyen de cacher le poste comptable et de faciliter la comptabilité. Par exemple, quand vous employez la fiche fournisseur vous ne devez plus vous rappeler quel est son poste comptable. Dans la fiche fournisseur, vous pouvez aussi ajouter d'autres informations tels que l'adresse, la TVA, l'e-mail, etc. Ces informations peuvent être réutilisées à d'autres endroits.
• Pour la sécurité, les fiches aussi sont importantes : par exemple vous n'utiliserez pas de fiches client dans un journal d'achat.
• Un autre avantage des fiches est la séparation entre différents journaux. Exemple : imaginons que vous ayez un journal “vente client VIP” et que vous ne souhaitez pas que les clients VIP soient encodés dans un autre journal. Grâce à la sécurité sur les journaux, vous pouvez dès lors empêcher vos employés d'accéder à ces fiches et leurs historiques.
• La séparation par journaux permet aussi d'avoir plusieurs magasins : chaque magasin a son propre journal d'achat et sa propre caisse , les clients peuvent être communs ou pas.

• quickcode pour encoder plus rapidement
• code stock pour suivre les achats / vente de marchandise et avoir une idée de ce qui reste
• tva pour l'encodage reprennent directement le taux applicable
• prix soit le prix auquel que vous vendez ou que vous achetez cette marchandise

Il faut faire attention à 3 choses :

1. Les attributs de la fiche copiés peuvent changer suivant la cible.
2. Les journaux n'utilisent que les catégories de fiches qu'on a paramétrées.
3. Ne pas déplacer une fiche dans une catégorie qui n'a aucun lien avec la fiche! Par exemple, il n'est pas très intelligent de déplacer une fiche fournisseur dans une catégorie de fiche marchandise.

Monsieur DURAND souhaite créer les fiches pour ses dépenses, il a comme dépense: Electricité , Loyer , Bics, papier, crayon , Ordinateur , Imprimante , Essence , voiture , Assurance voiture,… Il décide de séparer les frais de voiture, des autres. Donc il créé 3 catégories de dépenses basées sur le modèle de dépense.

La première catégorie est ” Services et Biens Divers “, la seconde est ” Frais de voiture “ et la troisième est “ Bien à Amortir ”.

1. Il va dans CFGCARD,
2. créé la première catégorie “ Service et Bien divers ” en se basant sur ” Achat Services et Biens Divers “,
3. donne comme compte centralisateur (ou compte de base) le compte 611,
4. il active la création automatique du poste comptable.

Après validation, le poste centralisateur a été créé, il doit maintenant ajouter les attributs.

1. Il ajoute une description à ses fiches
2. Contrepartie pour les dépenses à charge du gérant, qui sera le poste comptable où sera imputé les dépenses privées
3. Dépense à charge du gérant.

Ensuite, il veut avoir les attributs dans un certain ordre.

1. Il change le numéro d'ordre des descriptions et lui donne 5 comme valeur, de façon à ce que ce soit le second champs
2. le quick-code à 500 pour qu'il soit le dernier,
3. le « Prix d'achat » à 30 pour l'avoir avant le taux de TVA.
4. Il clique sur sauver pour sauver l'ordre,
5. ajouter cet élément pour ajouter l'attribut sélectionné.

Ensuite, il crée la seconde catégorie « Frais de voiture » de la même façon avec comme compte centralisateur (compte de base) 613 et active la création automatique du poste comptable. Il ajoute les attributs « Description, TVA Non déductible, Contrepartie pour la TVA non déductible »,

Finalement, il crée la troisième catégorie «  Bien à Amortir », en se basant sur le modèle « Matériel à amortir », cette fois-ci il ne créera pas de poste par bien, donc il n'active pas l'option «création automatique du poste comptable », il compte utiliser le plugin pour l'amortissement pour le suivi.
De toute façon, il peut avoir le détail de ce compte centralisateur en faisant une balance par Fiche.

Ensuite, il configure dans CFGLED le journal d'achat en mettant ces catégories de fiches au débit.

Soit il ira dans CARD, et ajoutera les fiches, soit il les créera dans un tableur et utilisera le plugin « import de fiches » pour les importer soit il les créera au fur et à mesure de leur utilisation.