Gestion de liste de membres

Pour certaines associations, vous devez gérer une liste des membres. Dans Noalyss / PhpCompta, vous créez une nouvelle catégorie de fiche de type client que vous appelez “Membre“. Pour cette catégorie, ajoutez les Attributs:

• Date d'inscription
• Début cotisation
• Début cotisation
• Montant de l'inscription

Le membre paiera en général une partie directement.

• Vous allez alors dans [ VEN ], vous indiquez le montant total de l'abonnement.
• Si vous utilisez les “modes de paiements“, indiquez dans la partie acompte, le montant restant à recevoir afin de générer une écriture de paiement correspondant à la somme réellement reçu.
• Dans le cas contraire, vous avez une seconde étape: vous allez dans la trésorerie [ FIN ] , indiquez simplement la somme reçue.

Rappel : si vous n'indiquez pas de n° de relevé, vous pourrez faire correspondre ce paiement avec les rapprochements bancaires.

Chaque mois dans [ COMPTA/CARD ],

• Utilisez le résumé par catégorie pour afficher tous les membres,
• Filtrer selon vos besoins en sélectionnant :
  • les dates de début et de fin de la période que vous souhaitez examiner
  • le Type :
    • Historique vous donnera les opérations pour chaque membre. Vous pourrez les exporter individuellement en CSV.
    • Balance vous donnera le solde de chaque membre.
    • Résumé vous donnera toutes les Attributs que vous aurez encodé (dates d'inscription, etc).
• Exporter en CSV
• Dans votre tableau, filtrer sur les dates d'échéance,
• Pour chaque membre, créer une action “demande cotisation“ avec une date de rappel,
• Envoyez le rappel à vos membres.

Vous pouvez générer les lettres de rappel avec LibreOffice en créant une lettre type, cela ira plus vite qu'avec Noalyss / PhpCompta, cependant, il est préférable d'ajouter une Action [ GESTION/FOLLOW ] de type “demande de cotisation“ à ces membres, pour le suivi.

Voir à ce propos Comment créer une action.

Note : Un plugin pour ajouter la même action pour plusieurs client, fournisseurs ou membres est assez simple à développer.