Il est facile d'utiliser la comptabilité analytique pour gérer les commissions de vos commerciaux.

On imagine que vous avez 3 commerciaux qui doivent vendre des espaces publicitaires pour des magazines.

Régulièrement, les commerciaux viennent avec les bons de commande de leurs client, sur chaque bon de commande, ils reçoivent une commission.

Après avoir crée votre dossier, faites ce qui suit

Cliquez sur le Paramètre > société et mettez l'option « Utilisation de la compta. Analytique » sur optionnel

comptabilité analytique > plan analytique

Vous créez 2 axes (= plan analytique) : les magazines et les commerciaux.

Dans les magazines, vous ajoutez tous les magazines que vous voulez.

Imaginons que vos magazines sont

exemple :

• MAGSPORT, magazine de sport
• MAGFUN, magazine sur la musique
• MAGBOUF, magazine sur les restaurants

Dans les commerciaux vous ajoutez vos commerciaux.

Puis vos commerciaux:

exemple :

• Jean dupont
• Pierre de La Mie
• PROP (ce qui revient à la société, commission déduite)

Pour créer les activités (=poste analytique) Plan Analytique > Activité (à coté du plan analyt. “commerciaux”) > ajouter autant de fiches que nécessaires

Voilà maintenant, en continuant l'exemple, Jean Dupont vient avec 3 bons de commandes qui seraient

Pour le boulanger, un pub à 100 €, commission pour Jean de 10€ pour le magazine MAGFUN

Pour le patissier, un pub à 150 €, commission pour Jean de 15€ pour le magazine MAGSPORT

Pour l'épicier , une annonce à 50 €, commission pour Jean de 5€ pour le magazine MAGFUN

Vous allez dans VENTE et vous enregistrez la première facture

Vous créez le client « boulanger » et la fiche « publicité ». Puis vous encodez cette vente avec les bons montants. La quantité est normalement égal à 1, à moins que ce soit un prix par mois plutôt que par an.

Dans l'écran de confirmation, en face de la fiche « publicité », vous indiquez comme poste analytique, il faudra ajouter une ligne pour en avoir deux.

Vous agissez de la même façon pour les deux autres bons de commande.

Remarque si vous vous êtes trompé, prenez le détail de la vente, puis cliquez sur « pop me up » pour corriger les imputations.

Comptabilité analytique > impression > balance, indiquez la période

Pour avoir le détail des commissions pour chacun

Allez dans comptabilité analytique > impression, grand livre et vous obtiendrez ceci

Comme vous voyez, le commercial Jean a gagné 30 €, la société a gagné commission déduite 270€

Allez dans comptabilité analytique > impression, balance croisée indiquez les dates, puis choisissez Magazine comme premier plan puis commerciaux comme second plan.

Vous obtiendrez ceci.

On voit ici que pour MAGUN on a gagné 150€, 15 € pour Jean et 135 pour la société, même chose que pour MAGSPORT

Si vous choisissez comme premier plan commercial et le second magazine vous obtiendrez ceci,

Les autres impressions pourront vous donner des informations supplémentaires.

Il y a deux scénarios, soit vous payez la commission sur les bons des commandes soit suivant les factures effectivement encaissées.

Pour trouver le montant du au représentant commercial, vous prenez simplement la balance analytique simple pour les commerciaux. Il est important de démarrer la balance au premier jour de l'exercice, si vous n'utilisez que le mois courant vous pourriez avoir dans cette balance des montants payés du mois précédent.

Ensuite, vous allez dans dépense et vous créez une fiche de tiers par commercial si elles n'existent pas encore, la classe commence par 4 (voir comment organiser sa comptabilité). Les articles seront les fiches de dépense pour le paiement des commissions.

Vous mettez comme fournisseur la fiche du commercial et comme article la fiche commission, dans la comptabilité analytique à l'étape suivant, vous indiquez pour chaque article, le commercial ainsi que le magazine.

Vous validez.

Par exemple, si vous voulez comptabiliser la commission de Jean pour le mois de 06/2011. Vous aurez comme montant 30€, vous indiquez 15 € pour le magazine MAGFUN et 15 € pour le magazine MAGSPORT dans l'écran de la comptabilité analytique.

D'un point de vue comptable, vous venez de constater la dette que vous avez par rapport à JEAN, vous connaîtrez la somme à lui payer grâce à une simple balance dans CARD, catégorie commerciale, balance.

Une fois la somme payée et le relevé de compte encodé, son solde sera de 0€.

Chaque fois qu'un client vous paie, vous devez constater la dette envers votre commercial par rapport à la facture encaissée. Vous retrouvez la facture encaissée que vous rapprocherez de l'encaissement et avec les informations de la facture vous créez une dépense en faveur du commercial comme dans le scénario 1.

Exemple : vous recevez le paiement du boulanger, paiement de 100€, commission de Jean de 10 €, en faisant le rapprochement vous retrouverez la facture initiale et la commission, imprimez cette opération en cliquant sur le n° interne, puis „pop me out„ puis imprimer.

Allez dans Dépense, et faites comme dans le scénario 1 avec un montant de 10€.

A la fin du mois, faites une simple balance COMPTABLE (card → catégorie commercial → balance) et vous connaîtrez le montant restant à payer à votre commercial.

Pour la comptabilité analytique on voit les sommes dues pour les commissions mais aussi les sommes payées. Prenez des balances depuis le premier jour de l'exercice.

Par exemple pour JEAN, on aurait après la constatation de la dette