Comment débuter la comptabilité d'une copropriété

À noter qu'il n'y a pas de journal de vente en copropriété.

  • L'utilisateur peut créer les modes de paiement, et indiquer la période comptable dans → Préférences.

Si les périodes proposées ne conviennent pas, elles sont modifiables dans → Paramètres → Périodes [ PARAM/PERIODE ], du moins, tant que des opérations n'y font pas référence.

Faites un petit tour de vérification de la configuration de votre dossier : Créer un dossier de copropriété : configuration

Tout est prêt pour enregistrer un achat avec le fournisseur X (classe4) et une charge Y (classe6) et si tout est bien paramétré, ça marche .

  • S'assurer que dans les journaux, les catégories de fiches à utiliser pour ceux-ci sont bien cochées. Si vous avez créé les journaux avant les fiches auquel les journaux font référence, les cases ne seront pas cochées. Il vaut mieux commencer par les fiches.

Au début de l'utilisation du logiciel, l'utilisateur peut désirer vérifier que l'opération s'est bien déroulée en consultant soit le journal approprié soit le grand livre : → Gestion → Impressions → Impression de journaux [ GESTION/PRINT/PRINTJRN ] ou → Gestion → Impressions → Impression Grand Livre [ GESTION/PRINT/PRINTGL ].


Inscrire un budget

ajout budget

  • Lui donner un nom, les dates de l'exercice en particulier s'il s'agit du budget prévisionnel -budget courant- et le montant du budget global. La budget comprend des (dépenses) charges.
  • Dans la colonne de gauche mettre le Quick-code de la fiche charge puis la clé de répartition pour cette charge et enfin le montant.
  • Passer à la ligne suivante pour introduire une autre ligne de budget.
  • Quand toutes les lignes budgétaires sont remplies, la différence en bas de page doit être = à 0.
  • Valider. Le budget s'inscrit dans la page budget avec son nom, dates, montant.
  • Onglet “Appel de fonds” (AF) pour lancer un budget,
  • Indiquer la date,
  • choisir le journal.

Faire un appel de fonds

Le syndic de l’association de copropriétaires appelle au début de l’exercice XXXX un montant pour le fond de réserve1) et un montant de fond de roulement2) 3).

  • Passer à “fiche pour l'appel de fonds”, AF par “budget ” ou “montant”.
  • Si l'on choisit par budget, indiquer le budget à utiliser (liste déroulante si plusieurs budgets créés) et le pourcentage du budget soit 0.25 si l'appel porte sur 1/4 du budget, ou 0.5 ou n'importe quelle fraction.
  • Calculer. Apparaît une page : indiquer à nouveau le journal dans lequel les AF seront enregistrés,
  • adapter si nécessaire le n° de pièce et le libellé. Sont inscrits en crédit le montant de cet AF et en débit le montant à appeler pour chaque copropriétaire. La différence débit/crédit doit être à 0 pour valider.
  • S'il y a une somme résiduelle minime, sur une ligne supplémentaire ajouter des rompus (débiteurs ou créditeurs, les fiches correspondantes 471 ou 472 étant déjà faites).
  • Sauver.
  • une nouvelle page apparaît avec le détail de ce qui a été fait à l'opération précédente,
  • vérifier l'exactitude, confirmer ou corriger si nécessaire.
  • Pour visualiser l'opération, aller dans COMPTA/PRINT/PRINTJRN puis sélectionner le journal choisi.

Inscrire une dépense

Préparer un dossier de travaux

La copropriété décide en CA de financer la réfection de la toiture, sur base de devis.

La réfection complète est décidée pour un budget de 40.000 HT.

Fiche travaux

La première chose à faire est de créer la fiche relative aux travaux. Qu'est-ce qu'une fiche ?
Selon le PCMN Belge relatif à la copropriété, il s'agit un poste de Charges (classe 6), concernant des Services et biens divers (61), Travaux de rénovation (611), Travaux de rénovation donc (6111). Selon la procédure , nous créons une fiche 6111TRAVOTOI

  1. Comptabilité ⇒ Fiche [ COMPTA/CARD ]
  2. Choisir la catégorie Charges Communes, car c'est la catégorie à laquelle fait référence le budget
  3. Rechercher la liste de poste de la catégorie sélectionnée
  4. Cliquer sur Créer une fiche
  5. Remplir les différents champs.
  6. Sauver.

Si vous souhaitez un QUICKCODE spécifique, il faudra le renseigner, sinon, il sera généré automatiquement, de même que le numéro de poste comptable.

Il serait possible de détailler le budget des travaux selon les postes définis par le devis. Dans ce cas, il faudra créer des fiches pour chaque poste.

Inscrire le budget

Le module copropriété comporte un onglet Budget dans l'extension Copropriété [ EXT/COPRO ]

  1. Cliquer sur Ajout Budget en bas de la liste des budgets
  2. Renseigner le nom, l'exercice , le type et le montant.
  3. Taper les premières lettres du QUICKCODE de votre fiche Travaux et sélectionnez-le dans la liste de choix
  4. Label :FIXME
  5. Sélectionner la clé de répartition Clé de répartition
  6. Renseigner le montant. La différence doit être nulle entre le détail des montants et le montant final.
  7. Valider

Lancer l'Appel de fond

Premier acompte

À l'acceptation du devis, l'entrepreneur enverra une facture d'acompte. Commission Normes Comptables : Avis 132/6 - Acomptes

“De par leur nature, les acomptes reçus et versés doivent être clairement distingués des dettes et créances. Les acomptes ne génèrent pas de flux ultérieurs de trésorerie sortants ou entrants.” Les acomptes facturés sont enregistrés comme suit :

  • à la réception de la facture relative à l'acompte :
213 Acomptes versésà 440 Fournisseurs
  • lors du paiement de la facture relative à l'acompte :
440 Fournisseursà 55 Établissements de crédit
  • à la réception de la facture définitive :
611 Travaux de rénovation et autres travaux exceptionnelsà 213 Acomptes versés

FIXME

En cas de paiement d'un acompte, avant facturation, les écritures à passer sont les suivantes :

  • lors du paiement de l'acompte :
213 Acomptes versésà 55 Établissements de crédit
  • à la réception de la facture :
611 Travaux de rénovation et autres travaux exceptionnelsà 440 Fournisseurs

Deuxième acompte

Calcul de prorata

Solde de paiement

Comment prendre en compte un supplément de travaux décidé en cours de chantier

Comment prendre en compte l'abandon d'une partie des travaux

Comment prendre en compte une remise

Travaux en cours sur plusieurs exercices

Clôturer un exercice

Le 31 décembre est arrivé. Il est temps de clôturer l'exercice courant. Le but de cette opération est de figer l'état de la copropriété, de l'association ou de l'entreprise, à la date de la clôture.

Vérifier les opérations de l'exercice courant

Tous les comptes doivent être soldés, quitte à procéder à des reports et des régularisations. Si le solde d'un copropriétaire (assimilé à un client de la copropriété) ou d'un fournisseur, n'est pas nul, il faudra reporter cette somme à l'exercice suivant.
La balance reprend la liste des débits et des crédits de chacun des comptes. À la clôture, elle doit être à l'équilibre.

Le bilan est-il équilibré ?

  • Aller dans Comptabilité⇒Impression⇒Bilan [ COMPTA/PRINT/PRINTBILAN ]
  • Choisir l'exercice à clôturer
  • Choisir les dates de début et de fin
  • Cliquer sur “Vérification comptabilité

La différence Actif-Passif doit être égale à la différence Produit-Charge.

  • S'il n'y a pas d'anomalie et qu'elle est nulle, l'exercice peut être clôturé.
  • Dans le cas contraire, Il y a des différences d'inventaire comptable: il va falloir procéder à des vérifications et des reports. La balance est dite “provisoire”.

Les reports

La copropriété, l'association ou la société est face à différents cas de figure de reports :

  • Le compte d'un copropriétaire est en débit : Le copropriétaire doit de l'argent à la copro. Il n'a pas payé toute la part de l'appel de fond lui revenant en fonction de ses quotités.
  • Le compte d'un copropriétaire est en crédit : La copro lui doit de l'argent. Il a trop versé, peut-être pour anticiper sur un future appel de fond.
  • Le compte d'un fournisseur est en débit : La copro lui doit de l'argent. Une facture n'est pas encore payée dans sa totalité.
  • Le compte d'un fournisseur est en crédit : Il doit de l'argent à la copro. La copro lui a trop versé.

Ouvrir l'exercice suivant

Le premier jour de l'exercice est arrivé. Il faut générer l'écriture d'ouverture.

[ COMPTA/ADV/OPEN ] Comptabilité→Avancé→Écriture Ouverture

Pour ce faire, suivez la procédure au chapitre Créer un nouvel exercice et reporter la comptabilité d'un exercice à un autre

1) Le fonds de réserve Il est constitué par les apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques.
Le fonds de réserve, qui n’est pas obligatoire, correspond donc à une épargne. Il permet d’assurer efficacement un financement de charges à long terme, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, le renouvellement d’un ascenseur ou la pose d’une nouvelle chape de toiture, les travaux aux terrasses, etc.
En cas de vente, le fonds de réserve n’est pas remboursable par le syndic, qui doit toutefois avoir précisé à l’acheteur quelle est la quote-part dans ce fonds du lot vendu.
2) Le fonds de roulement Il est constitué de la somme des avances faites par les copropriétaires, généralement mensuellement ou trimestriellement, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques, telles que les frais de chauffage, d’utilisation des ascenseurs, d’éclairage des parties communes, les frais de gérance, de conciergerie, etc.
Il s’agit donc d’un fonds de caisse qui doit permettre de couvrir les besoins courants de la copropriété.
3) La loi exige également que ces fonds soient déposés sur au moins deux comptes bancaires distincts. Le but est d’éviter de financer des dépenses de type courantes avec des fonds destinés à des dépenses exceptionnelles.
/srv/web/wiki.noalyss.eu/www/data/pages/debuter_la_comptabilite_d_une_copropriete.txt · Dernière modification: 2018/04/01 16:27 par melopie
 
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