Créer un dossier de copropriété
Lire la documentation, même si cela prend du temps, ça permet de se familiariser avec les outils utilisés.
On peut trouver dans Noalyss des pages dont le contenu ne concerne pas la comptabilité de la copropriété comme dans → Paramètres → Divers → Postes [ PARAM/DIVPARM/CFGACC ]. Ça ne gêne pas. Inutile de s'en occuper ou les supprimer si c'est possible.
Créer un dossier: Administration → Dossiers → Créer un dossier
Retourner à l'Accueil et ouvrir le dossier
Configurer les paramètres généraux:
Enregistrer la copropriété dans → Paramètres → Sociétés [ PARAM/COMPANY ].
Remplir les champs nom, adresse …
Utilisation de la comptabilité analytique : au choix
Je le conseille avec au moins deux axes :
* un pour les clés de répartition à utiliser
(on peut aussi ajouter chaque copropriétaire individuellement dans cet axe si on veut pouvoir faire des répartitions manuelles)
* un pour le type de charge (courante ou exceptionnelle/travaux).
C'est utile (a priori, je n'ai pas encore fait un an complet) pour la génération des rapports de fin d'exercice.
Vincent
Utilisation des stocks : non
Mode strict : au choix, répondre oui si on est sûr de soi et de ne pas faire d'erreurs
TVA non
Suggérer le n° de pièce justificative : au choix
Suggérer la date : au choix
Afficher la période comptable : au choix
Postes comptables alphanumériques : au choix
Changer le libellé des détails en Vente ou achats : non
Sauver
C'est à cet endroit que l'on définit les périodes avec « Ajout » et que l'on clôture des périodes, trimestres ou années.
Choisir à cet endroit la période pour laquelle des opérations seront effectuées.
S'assurer que le plan comptable spécifique est installé → Paramètres → Plan comptable [ PARAM/CFGPCMN ].
À défaut l'installer manuellement ou demander de l'aide sur le forum de PHP Compta
La liste de postes comptables spécifiques à une copropriété en comptabilité Belge: Nouveau plan comptable pour les associations des copropriétaires
Moyen de paiement : enregistrer les moyens de paiements quand les fiches de banque sont faites (voir plus loin)
Journal d'achats, donner le libellé du moyen de paiement, paiement enregistré le plus souvent dans le journal financier, enregistrer si tout est correct ou retour.
Poste : banque mettre à 5, fournisseurs à 40. Les autres paramètres ne sont pas modifiables et parfois faux pour la copropriété mais ils ne gênent pas.
Catégorie de fiches : là se trouvent les catégories de fiches qui serviront de modèles de base aux fiches. Il y a 3 niveaux dans la création de fiches et 3 endroits selon les droits de l'utilisateur.
On peut adapter le nom mais pas changer la signification., confirmer ou annuler la modification.
Il est possible de rajouter des éléments, éviter d'enlever des attributs de cette liste
Attention: Il est préférable de configurer le catégories de fiches avant de créer un journal qui devra y faire appel. Cela vous évitera de devoir reconfigurer vos journaux après coup.
Créer s'ils ne sont pas présents les journaux d'achats, d'appels de fonds, d'opérations diverses, de banque (ou financier), de caisse éventuellement, et selon le besoin..
Ajouter un journal “Appels de fonds” Paramètres→Journaux→Ajout Journal
Il sera du type “opérations diverses”
Les postes utilisables seront les suivants:
Tous sont utilisables ou seulement les poste de type 1, 4 et 7?
Indiquer quand c'est demandé la racine des postes comptables utiles à ces journaux et ultérieurement quand les fiches seront créées, cocher les onglets au crédit ou au débit selon les cas. Par exemple, si les postes concernés sont dans les catégories 1, 4 et 7, noter 1* 4* 7*.
Pour les journaux d'Opérations Diverses, les valeurs sont séparées par des espaces, on peut aussi utiliser le * pour indiquer 'tous les postes qui en dépendent'.
Il est préférable de créer les catégories de fiches spécifiques avant de configurer les journaux et autres formulaires qui devront y faire appel.
On trouve dans → Paramètres → Divers → Catégories de fiches [ PARAM/DIVPARM/CFGCARDCAT ] des catégories déjà inscrites.
Certaines catégories ne servent pas en copropriété, d'autres sont modifiables dans une certaine mesure.
En compta française, la catégorie “Banque” a la poste comptable 51 par défaut. Il est préférable de le changer en 5 pour pouvoir plus tard établir la fiche d'un “compte d'épargne” ou “livret A”. L'utilisateur crée ou modifie dans une certaine mesure les fiches dont il a besoin, par exemple “Collectivité de copropriétaires” avec le poste comptable 450.
→ Paramètres → Fiches [ PARAM/CFGCARD ] permet de créer des fiches généralistes en utilisant les catégories de fiches ci-dessus.
Aller dans → Comptabilité → Fiches [ COMPTA/CARD ] ou → Gestion → Fiches [ GESTION/CARD ]
Choisir la catégorie de fiche généraliste dans laquelle on veut créer des fiches particulières, choix de type “liste”, puis “Recherche” et “créer une nouvelle fiche”.
Créer les fiches entre autres les fiches Appels de fonds, lots, immeubles (ou bâtiments), fournisseurs, charges, etc.
Cocher “Chaque fiche aura automatiquement son propre poste comptable”
Ensuite aller dans → Paramètres → Journaux [ PARAM/CFGLED ], créer les journaux et cocher les fiches utilisables dans les journaux.
Sauver.
Créer les familles de fiches par « Ajout d'une nouvelle catégorie » lui donner un nom , exemple copropriétaires, mettre le n° de poste comptable de base 450 dans cet exemple.
Pour les charges il est possible de créer un fiche pour toutes les charges du budget prévisionnel et une fiche pour les travaux.
Sauver
Dans les détails, ajouter les attributs nécessaires à certaines fiches grâce à la liste déroulante ex date de début (date où un propriétaire devient copropriétaire, date de fin -date de vente-), puis clic dans « ajouter cet élément ».
Quand c'est terminé, « Retour à la liste »
Si on a omis d'ajouter un attribut on peut le faire ultérieurement en revenant à ce stade.
Pour créer les fiches comme lots ou Immeuble, utiliser comme modèle la catégorie « autres fiches » sans attribuer de poste comptable.
Catégories de fiches spécifiques à la copropriété
Fiche copropriétaires
L'extension Extension→Copropriété→Immeubles, lots et copropriétaires permet de créer directement ces fiches spécifiques.
Il faut cependant noter qu'elle n'associe pas de poste comptable nécessaire pour les fiches Copropriétaires. Les fiches “Lots” et “Immeubles” n'en ont par contre pas besoin. En comptabilité Belge, le Poste Comptable de Base est 400, si l'on considère qu'un “copropriétaire” a le même statut comptable qu'un “client” dans une société. Pour une association, on aurait des “membres”.
Pour y remédier, il faut ajouter un attribut à la fiche “Copropriétaires-Plugin” générée par l'extension.
Aller au menu →Paramètres→Fiche [ PARAM/CFGCARD ]
Cliquer sur “Copropriétaires-Plugin” pour l'éditer
Au bas de la liste des attributs, une combo-box permet de choisir l'attribut “Poste comptable”
Cliquer sur le bouton “Ajouter cet élément”
L'attribut est désormais listé.
Astuce: Vous pouvez le déplacer dans la liste en lui associant un numéro d'ordre différent (10 pour le faire passer en tête de liste, 25 pour le placer sous le nom qui a un code 20, par exemple)
Astuce : Si l'on considère qu'un “copropriétaire” est un “client”, on peut aisément créer un bouton “copropriétaires” dans le menu “Gestion”.
Fiche Charges Communes
Ce type de fiche reprend les charges d'électricité, d'assurance copropriété, de frais postaux ou de travaux. Au plan comptable Belge, c'est un poste de classe 6
Plan Comptable Minimum Normalisé Belge (PCMN)
Comme pour les fiches “copropriétaires”, il faut veiller à ajouter un champ “poste comptable” à la liste des attributs dans le paramétrage [ PARAM/CFGCARD ].
Il sera aussi utile d'ajouter un champ description.
La procédure est détaillé dans le paragraphe ci-dessus.
Fiches pour les appels de fonds
Dans → Comptabilité → Fiches [ COMPTA/CARD ] créer les fiches spécifiques pour les appels de fonds (si ce n'est pas déjà fait), appels de fonds, budget prévisionnel, budget travaux, dont le syndic a besoin, fiches de poste comptable classe 7.
700 - Le fonds de roulement est constitué de la somme des avances faites par les copropriétaires, généralement mensuellement ou trimestriellement, à titre de provision, pour couvrir les dépenses périodiques, telles que les frais de chauffage, d’utilisation des ascenseurs, d’éclairage des parties communes, les frais de gérance, de conciergerie, etc.
Il s’agit donc d’un fonds de caisse qui doit permettre de couvrir les besoins courants de la copropriété.
701 - Le fonds de réserve : Il est constitué par les apports de fonds périodiques destinés à faire face à des dépenses non périodiques.
Le fonds de réserve, qui n’est pas obligatoire, correspond donc à une épargne. Il permet d’assurer efficacement un financement de charges à long terme, telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, le renouvellement d’un ascenseur ou la pose d’une nouvelle chape de toiture, les travaux aux terrasses, etc.
En cas de vente, le fonds de réserve n’est pas remboursable par le syndic, qui doit toutefois avoir précisé à l’acheteur quelle est la quote-part dans ce fonds du lot vendu.
Plan Comptable Minimum Normalisé Belge (PCMN)
S'assurer que sont créées les fiches des lignes du budget à prévoir (classe 6) comme eau (6120), électricité (6221), Gaz (6122 ou 6153), assurances (614XX) , contrats, bureaux et matériel bureau (61600), Entretien et petites réparations (611)…
Voir le détail des postes comptables dans le nouveau plan comptable pour
les associations des copropriétaires qui diffère du Plan comptable minimum normalisé
Il peut être utile de créer une fiche de poste comptable 714…, pour les rompus créditeurs et de poste 662…, pour les rompus débiteurs. ils serviront à équilibrer l'appel si besoin.
S'assurer que dans les journaux les catégories de fiches à utiliser pour ceux-ci sont bien cochées.
Appels de fonds : Poste comptable de base 7
Charges : Poste comptable de base 6
Immeuble - Plugin
Lots - Plugin
Copropriétaire - plugin : Poste comptable
4100 Acompte de fonds de **réserve** appelé - 4101 Acompte de fonds de **roulement** appelé
Compte d'attente?
Compte de régularisation?
Pour chaque catégorie de fiches créées à l'étape précédente, choisir dans la liste déroulante, les fiches nécessaires, le choix du type est LISTE,
Cliquer sur « RECHERCHE »,
Puis plus bas sur « CRÉER UNE NOUVELLE FICHE »
Apparaît une nouvelle fiche à renseigner avec certains attributs, la renseigner avec un titre, un poste comptable s'il y a lieu, un quick-code (genre de mot clé qui permet l'identification de la fiche)
Sauver.
La nouvelle fiche n’apparaît pas aussitôt, il suffit de cliquer à nouveau sur « RECHERCHE »
Si l'on omet le quick-code, il s'en fabrique un de façon automatique mais peu reconnaissable à l'emploi (FID + des chiffres). Comme 2 quick-codes ne peuvent être identiques, le second est transformé en FID+ des chiffres. Quand on s'aperçoit qu'un quick-code ne convient pas, mieux vaut le modifier sur le champ.
La modification n’apparaît qu'en cliquant sur « RECHERCHE »
Quand les fiches sont créées,
Retourner dans Journaux
Cocher les éléments à prendre en compte au débit et/ou au crédit dans le journal considéré. Exemple journal d'achats, cocher fournisseur, banque.
Le sous-menu « FICHES » du menu COMPTABILITÉ est identique au sous-menu « FICHES » du menu « GESTION »
Enregistrer un achat :
Mettre la date.
Si elle ne veut pas apparaître, s'assurer que la période est bien définie dans le menu Préférences.
Choisir le fournisseur par son quick-code.
Dès qu'une partie d'un mot ou un mot est reconnu, il apparaît juste en dessous de la ligne. On peut aussi le chercher en cliquant sur le rectangle bleu à droite du champ fournisseur.
Remplir la case libellé.
Inscrire le quick-code des articles achetés, aide possible avec le carré bleu sur le côté, la dénomination s'inscrit automatiquement,
Indiquer la quantité, et le prix (le prix est ici TVA comprise car on a coché NON dans le sous-menu société).
Appuyer sur le tabulateur à chaque entrée correcte et aussi au bout de la ligne pour passer d'une ligne à la suivante ou pour terminer la liste des achats.
En bas de page, cocher la case adéquate,
Enregistrer.
Apparaît une page avec toutes les données recueillies sur l'achat :
Vérifier que tout est exact, ajouter si l'on veut une pièce justificative (facture par exemple), clic sur enregistrement.
Si une erreur apparaît, corriger, on revient à la page précédente pour la correction,
Veiller à ce que la date soit toujours exacte,
Enregistrer.
Sur la nouvelle page, vous pouvez voir un résumé de l'opération.
Historique : le détail du ou des journaux apparaît selon la date choisie
Grand livre : visualisation soit “complet” soit par “poste comptable”
Cette extension regroupe les procédures suivantes:
Immeuble, lots, copropriétaires
Cet onglet se remplit d'office avec les renseignements des fiches copropriétaires, immeubles, lots.
Créer les Immeubles, lots et copropriétaires dans Extension→Copropriété→Immeubles et copropriétaires. Dans le détail de fiche d'un lot, se trouve une combo-box de choix du copropriétaire qui possède le lot. Il vaut donc mieux encoder les copropriétaires avant les lots pour les mettre directement en relation.
En cas d'oubli ou de mauvaise affectation s'est produit, le lot concerné apparaît dans la section, Lot sans immeuble ou sans copropriétaires en rouge.
Rectifier en conséquence.
Paramètres
Extension→Copropriété→Paramètre
Clé de répartition
Définir les clés de répartition des charges Extension→Copropriété→Clé de répartition. À chaque lot est associé un nombre (le tantième). La somme des tantièmes doit correspondre au total.
Ajouter clé,
La nommer,
Indiquer le total des tantièmes de la clé
Sur les lignes de chaque lot préciser les tantièmes de charges.
Le total doit être à zéro.
Ajouter
Et ainsi de suite pour les autres clés.
Budget
Création d'un budget de dépenses (électricité, ascenseur, etc) Extension→Copropriété→Budget.
Il faudra avoir préalablement créer une catégorie de fiches “Charges”, avec un Poste comptable parent 6 Les comptes de la classe 6 : Charges
Ajout budget,
Le nommer,
Préciser l'exercice de ce budget, et le type : prévisionnel ou travaux, puis le montant.
Remplir les lignes avec le quick-code de chaque type de charges (ex: assurance, contrat de maintenance, combustible etc)
Ou clic dans le carré bleu.
Choisir la clé correspondant à chaque type de charge,
Mettre le montant du budget prévu pour chaque type de charge.
Le total doit être à zéro.
Une nouvelle page se présente récapitulant les budgets enregistrés
Appel de fond
Créer différents types d'appels de fonds Extension→Copropriété→Appel de fond, créer des fiches pour les appels de fonds courants, ou pour des travaux spécifiques. Le poste comptable de base d'un appel de fond est 7 Les comptes de la classe 7 : Produits.
L'appel de fonds peut se faire par :
Montant : préciser la clé de répartition à utiliser
Budget préciser la fraction du budget : 0,25 pour 1/4, 0,50 pour 1/2…
Clic sur CALCULER
Sur la page qui apparaît, rectifier le type de journal si incorrect, vérifier la date, numéroter la pièce si nécessaire.
Est inscrit le montant du budget en crédit et les montants des appels à lancer aux copropriétaires en débit.
Paramètres
Il y a six éléments de configuration dont les trois premiers sont renseignés par défaut :
Catégorie de fiches pour les immeubles : immeuble - plugin
Catégorie de fiches pour les copropriétaires : Copropriétaires - plugin
Catégorie de fiches pour les lots : Lots - plugin
Les autres sont à compléter en sélectionnant la catégorie de fiche pertinente (en cliquant sur le triangle).
À noter: Il faut avoir au préalable créé les catégories de fiches spécifiques (Appels de fonds, Charges communes) et le journal d'appel de fonds.
Catégorie de fiches pour les appels de fond : Appels de Fonds
Catégorie de fiches pour les charges : Charges communes
Journal Appel de fond : Appels de Fonds
Si vous ne procédez pas ainsi, les fiches n'apparaîtront pas dans le choix.
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Il y a beaucoup d'autres fonctionnalités qui ne sont pas décrites ici mais qui peuvent être ajoutées